Lo Statement of Work, spesso abbreviato in SOW, è il documento che mette nero su bianco cosa deve essere fatto, in che tempi e con quali regole del gioco. Non è un semplice contratto, ma una sorta di mappa che guida il progetto dall’inizio alla fine, evitando fraintendimenti e discussioni infinite su chi doveva fare cosa.
Perché conta nel digitale
Nel mondo dei progetti web la confusione è dietro l’angolo: clienti che immaginano un portale complesso, sviluppatori che pensano a un sito vetrina, designer che vedono solo l’aspetto estetico. Il SOW taglia corto: stabilisce obiettivi, funzionalità, scadenze, responsabilità. In un contesto dove i tempi sono rapidi e la competizione feroce, avere un documento così è come avere un faro acceso nella nebbia.
Come funziona in un progetto web
Se una web agency deve realizzare un e-commerce, il SOW descriverà quante pagine, che tipo di catalogo prodotti, quale sistema di pagamento, chi fornisce i contenuti e chi si occupa di hosting. Ogni punto è scritto con precisione, senza lasciare margini al “pensavo che”. Così, quando il progetto prende vita, tutti sanno quali sono i confini e dove iniziano eventuali extra.
Il ruolo della web agency
Un’agenzia digitale che conosce bene l’uso del SOW non si limita a compilarlo: lo usa come strumento strategico. In fase di preventivo chiarisce già cosa rientra e cosa no, evitando che a metà strada il cliente chieda funzionalità aggiuntive senza considerare costi e tempi. Inoltre, un SOW ben scritto diventa anche un biglietto da visita di professionalità: dimostra metodo, organizzazione e capacità di guidare il cliente.
Errori comuni da evitare
Il primo errore è la vaghezza. Scrivere “realizzazione sito web responsive” non basta: bisogna specificare quali dispositivi, quali browser, quali test. Altro scivolone tipico è dimenticare la parte di manutenzione post-lancio: il progetto non finisce quando il sito è online, e se non è previsto nel SOW si rischia di trovarsi a discutere di chi deve intervenire. Infine, non aggiornare il documento quando cambiano le condizioni è come navigare con una mappa vecchia: inutile e fuorviante.
Esempio pratico
Immaginiamo che un cliente chieda un sito per prenotazioni online di una palestra. Nel SOW la web agency specifica: numero di pagine (home, servizi, prenotazioni, contatti), sistema di booking integrato con calendario, invio automatico di email di conferma, design personalizzato con i colori del brand. Vengono indicati tempi di consegna, costi e chi fornisce fotografie e testi. Quando il progetto parte, nessuno si sorprende: tutti sanno cosa aspettarsi e cosa no.