Kanban è un metodo di organizzazione del lavoro nato in Giappone nelle fabbriche Toyota e oggi diffuso in ogni settore digitale. La sua forza sta nella visualizzazione: tutto il flusso di attività viene rappresentato su una bacheca, fisica o digitale, che rende immediato capire cosa è in corso, cosa è completato e cosa sta bloccando il team.
Perché conta nel digitale
Nel mondo delle agenzie web, il tempo perso in riunioni infinite o in file Excel caotici è un nemico costante. Kanban riduce la confusione: il lavoro è davanti agli occhi di tutti, trasparente e aggiornato in tempo reale. Questo significa meno fraintendimenti con i clienti e più attenzione al risultato. Ogni progetto online, che sia la creazione di un e‑commerce o una campagna social, beneficia di un flusso chiaro e condiviso.
Come si applica in un progetto web
Immagina di sviluppare un nuovo sito. Le attività possono andare da “scrivere i testi” a “ottimizzare le immagini”, fino a “testare la versione mobile”. Con Kanban, ognuna di queste azioni viene trasformata in una scheda che si sposta da colonna a colonna: da “Da fare” a “In corso” e infine “Fatto”. Così il team capisce immediatamente a che punto è il lavoro e dove servono rinforzi.
L’approccio di una web agency
Un’agenzia digitale come The Rope può sfruttare Kanban per gestire contemporaneamente più clienti senza perdere il filo. Ogni board diventa la fotografia dello stato del progetto, utile non solo internamente ma anche per condividere con i clienti un quadro chiaro e aggiornato. Questo non significa solo efficienza, ma anche fiducia: vedere i progressi in modo trasparente riduce ansia e incomprensioni.
Errori frequenti
Uno sbaglio comune è trasformare il Kanban in una lista infinita, senza limiti. Il metodo funziona solo se si impone un tetto alle attività “In corso”. Se tutto è avviato contemporaneamente, nulla procede davvero. Altro errore è trattare la board come un archivio statico: Kanban vive di movimento, le schede devono scorrere, altrimenti perde la sua funzione.
Un mini esempio pratico
Pensa a una campagna di lancio per un nuovo brand online. La board Kanban potrebbe partire con tre colonne: pianificazione, produzione, pubblicazione. La scheda “scrivere il post di annuncio” parte in pianificazione, passa in produzione quando il copywriter lavora al testo e arriva in pubblicazione quando viene caricato sul blog. Tutti sanno dove si trova l’attività e nessuno deve inseguire email per capire a che punto si è.